با استناد به ماده (28) آیین‌نامه اجرایی قانون مطبوعات، صاحبان امتیاز و مدیران مسئول رسانه‌های چاپی و همچنین چاپخانه‌ها موظف هستند پس از انتشار نشریه، علاوه بر ارسال نسخه‌های چاپی به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، فرآیند اعلام وصول را به صورت الکترونیکی در سامانه جامع رسانه‌های کشور تکمیل کنند.

در این نامه تاکید شده است: با عنایت به اینکه اعطای حمایت‌های نقدی و غیرنقدی معاونت امور مطبوعاتی و اطلاع رسانی منوط به اعلام وصول به موقع و اعلام شمارگان واقعی نشریات است، بنابراین صاحبان امتیاز و مدیران مسئول و چاپخانه‌ها موظف‌اند نسبت به انجام دقیق این مهم، اقدام کنند. مورد تاکید است این موضوع توسط بازرسین وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی (دفتر امور چاپ و نشر و اداره کل مطبوعات و خبرگزاری‌های داخلی) به صورت مستمر راستی آزمایی می‌ گردد.

لازم به ذکر است؛ چنانچه چاپخانه‌ها شمارگان واقعی رسانه‌های چاپ شده را اعلام ننمایند، در حکم تصرف در اموال دولتی تلقی و وفق بند (16) ماده (2) قانون اهداف وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و آیین‌نامه اجرایی تأسیس و نظارت بر چاپخانه‌ها و واحدهای وابسته قابل رسیدگی است. همچنین صاحبان امتیاز و مدیران مسوول، مطابق ماده (20) قانون مطبوعات می‌بایست شمارگان واقعی را در سامانه جامع رسانه­‌های کشور (e-rasaneh.ir ) بارگذاری کنند. در صورت اظهار غیرواقعی شمارگان، مراتب در مراجع ذی‌ربط طرح و تصمیمات لازم اتخاذ خواهد شد.