سپهرغرب، گروه خبر: شهرداری منطقه یک همدان در ابتدای سال گذشته فرآیند الکترونیکی کردن تمامی آرشیو اسناد و مدارک موجود را آغاز کرد و هم‌اکنون پس از یک سال تمامی پرونده‌های شهروندان در این منطقه که بیش از چهار میلیون برگه بوده، به‌صورت الکترونیکی ثبت و ضبط شده است.

مدیر منطقه یک شهرداری همدان با اشاره به اینکه حفظ و حراست از پرونده‌های شهروندان امری مهم و ضروری است، عنوان کرد: همواره یکی از دغدغه‌های مهم، وجود سیستمی مناسب جهت ثبت و ضبط این پرونده‌ها بوده است که به همین جهت شهرداری منطقه یک به‌عنوان پیشگام در شهرداری همدان پروژه آرشیو الکترونیکی اسناد و مدارک را در سال گذشته با اعتباری 6.25 میلیارد ریالی آغاز کرد.

مسعود دهبانی‌صابر هدف از اجرای این پروژه را ایجاد فایل‌های دیجیتالی جهت پشتیبانی از پرونده‌های فیزیکی و حفظ اسناد و مدارک مربوط به پرونده‌ها در قبال حوادث طبیعی و غیر طبیعی و نیز جهت استفاده در سیستم‌های مکانیزه شهرداری با هدف حذف گردش دستی و فیزیکی پرونده‌ها دانست که بدین‌ترتیب از هرگونه سوء استفاده‌های احتمالی نیز جلوگیری شده و ایجاد امنیت و دسترسی آسان به پرونده‌های موجود افزایش می‌یابد.

مدیر منطقه یک شهرداری همدان با عنوان اینکه پرونده‌ها در 6 دسته نوسازی، شهرسازی، کمیسیون ماده صد، کمیسیون ماده 77، کسب و پیشه و توافق دسته‌بندی شده‌اند مطرح کرد: چهار میلیون و 180 هزار برگ پرونده طی مدت 13 ماه از اجرای این پروژه به‌صورت الکترونیکی آرشیو شده‌اند که بیشترین تعداد آن‌ها مرتبط با پرونده‌های نوسازی با بیش از سه میلیون برگ بوده است.

وی با بیان آنکه این پروژه شامل دو بخش فیزیکی و سیستمی بوده است، گفت: در بخش فیزیکی عملیات عمرانی جهت ایجاد مکانی مناسب و ایمن برای پرونده‌ها با استفاده از بهترین مصالح اجرا شده است و همچنین در بخش سیستمی کیفیت بالای تصاویر و نقشه‌های اسکن‌شده یکی از نقاط قوت است که در این پروژه لحاظ شده و با اجرای این پروژه عملاً گردش فیزیکی اسناد و پرونده‌ها به صفر خواهد رسید.

دهبانی‌صابر افزود: همچنین صحت‌سنجی و اعتبارسنجی تمامی مدارک و پرونده‌ها برعهده کارشناسان حراست شهرداری همدان بوده است تا بتوان به تمامی شهروندان همدانی اطمینان خاطر داد که با اجرای این پروژه از پرونده‌ها به نحو احسن مراقبت شده و حقوق آنان رعایت شده است.

مدیر منطقه شهرداری همدان یک سرعت بالای این پروژه را از ویژگی‌های بارز آن دانست و عنوان کرد: روزانه به‌طور متوسط بیش از هفت هزار برگ توسط هر فرد اسکن و بایگانی شده است که با توجه به مشکلات زیادی که در اجرای این پروژه از قبیل شیوع ویروس کرونا و کاهش نیروها، کیفیت نامناسب اوراق قدیمی، چیدمان نامناسب و بایگانی‌های گذشته و غیره وجود داشته، بی‌نظیر است.

وی همچنین از ایجاد واحد امور آرشیو اسناد منطقه خبر داد و اظهار کرد: در این واحد تمامی اسناد به‌صورت سیستمی و فیزیکی دسته‌بندی‌شده هستند و همچنین درتلاش هستیم تا سیستم یکپارچه‌سازی نیز با سرعت عمل زیاد اجرا شود تا تمامی خدمات شهروندان به‌صورت الکترونیکی قابل انجام باشد.

مدیر منطقه یک شهرداری همدان در انتها از شهردار همدان که از این پروژه حمایت و پشتیبانی بسیاری داشته، همچنین مدیر پروژه، معاونت برنامه‌ریزی و توسعه سرمایه انسانی، مدیریت حراست، سازمان آمار و فناوری اطلاعات و تمامی همکارانی که در این پروژه زحمت کشیده‌اند، تقدیر و تشکر کرد.