سپهرغرب، گروه رویداد: از گذشته دور تا به امروز، ادارات، نهادها و سازمان‌های دولتی و غیردولتی و واحدهای تجاری بزرگ و کوچک برای ثبت اسناد و مدارک مالی و مبادلات اقتصادی، قراردادها، پرونده‌های کارکنان، مستندات تاریخی، فرهنگی و اسناد پزشکی و سوابق درمانی بیماران در مراکز درمانی نیاز به مکان و فضایی مناسب برای بایگانی دارند که این مدارک و مستندات کاغذی، شماره یا کدگذاری می‌شوند و در زونکن‌های بزرگی به روش‌های سنتی در قفسه‎ها و کمد‌های فلزی جای می‌گیرند.

در این روش علاوه بر استفاده بسیار از کاغذ که باعث آسیب‌های جبران‎ناپذیر به محیط‎زیست می‎شود موجب اشغال فضای بسیار وسیع و تجهیزات و نیروی انسانی با هزینه بالا جهت نگهداری فیزیکی از اسناد است.

     خداحافظی با بایگانی سنتی

از سال 2011 میلادی ابزارهای متفاوت الکترونیکی برای بایگانی اسناد و مدارک به بازار آمده و همین شیوه موجب کاهش هزینه‌ها و آسان‎ترین روش‌های مدیریت مستندات شده چنانکه این روش از دقت بالایی برخوردار است و همچنین جستجوی سریع و دسترسی آسان بین انبوهی از مدارک وجود دارد. 

البته با استفاده از نرم‎افزار بایگانی، طبقه‎بندی‌های متنوعی برای اسناد و پرونده‌ها بر اساس تاریخ ثبت، حروف الفبا، موضوع و کلمات کلیدی انجام می‌گردد. در این روش واحد‌های پیگیری با اسکن اوراق و تصاویر هر پرونده از تعدد نسخ اضافی در بایگانی جلوگیری به عمل می‌آورد و در صورت جستجوی یک مورد، کلیه سوابق مربوطه به‎صورت دقیق استخراج می‌شود.

همچنین فایل اسناد و تصاویر در شبکه به‎صورت متمرکز در گردش کار جابه‌جا می‌شود، تاریخ، ساعت رسیدگی و گردش صحیح و پیگیری دقیق نیز قابل رؤیت است.

با کنترل مسیر گردش کار عملکرد کاربران به سهولت انجام می‎گیرد و در این مسیر دیگر از مفقود شدن اسناد خبری نیست و آخرین وضعیت اسناد در هر نقطه قابل پیگیری خواهد بود.

در سیستم الکترونیک با توجه به سیستم امنیتی موجود، سطح دسترسی برای هر کاربر تعیین می‌شود و پیگیری لازم را ممکن می‎سازد.

چنین سازمانی در فضایی بسیار کوچک‎تر می‌تواند حجم زیادی از اطلاعات را در بانک اطلاعاتی حفظ کند.

به‌عنوان مثال؛ می‌توان پرونده‌های موجود در یک بیمارستان را با توجه به مراجعه فراوان بیماران به‌صورت کاملاً دقیق نگهداری و از اتلاف وقت و استفاده غیر ضروری از کاغذ جلوگیری کرد، همچنین کنترل هم‌زمان کاربران را مدیریت کرد. اینجاست که طرح چابک‎سازی در سازمان‎ها و نهادهای دولتی و غیردولتی به اجرا در می‎‌آید و بهره‎‌وری و بازدهی بالا می‌رود.

     مزایای عمده بایگانی الکترونیک به‌صورت ویژه عبارت‎اند از:

• افزایش کارایی سازمان 

• جستجوی سریع 

• کاهش هزینه 

• صرفه‎جویی در وقت 

• صرفه‎جویی شگفت‎انگیز در فضای کاری 

• کاهش هزینه نقل و انتقال و جابه‌جایی پرونده‌ها 

• بالا رفتن سطوح امنیتی (جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز)

• ساماندهی و ایمنی بهتر (سرقت، آتش‎سوزی، سیل، زلزله و...)

• حذف استهلاک اسناد بر اثر مرور زمان و شرایط محیطی (رطوبت، گرما)

گیلاندوست- شهرداری همدان